E-Rechnung als Freelancer: Pflicht, Fristen und was du jetzt tun musst

Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Selbstständiger im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Ausstellen musst du strukturierte E-Rechnungen erst später: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, spätestens ab 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 € haben dauerhafte Ausnahmen. Wichtig: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine „digitale“ Rechnung. Eine eingescannte Papierrechnung oder ein PDF, das du per E-Mail verschickst, zählen ausdrücklich nicht dazu. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ihre Daten kann ein Buchhaltungsprogramm automatisch auslesen und verarbeiten — ohne dass jemand sie abtippt.

In Deutschland gibt es dafür zwei zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind technische Umsetzungen derselben Norm; der Unterschied liegt in der Form, dazu gleich mehr.

Der Zeitplan: empfangen, dann ausstellen

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungs-Pflicht im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Sie kommt gestaffelt — und die erste Stufe betrifft dich schon heute:

• Seit 1. Januar 2025 — empfangen. Alle inländischen Unternehmen, auch Selbstständige und Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Für den Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits ein E-Mail-Postfach.
• 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 — Übergangszeit. In dieser Zeit darfst du weiter Papierrechnungen verschicken. Eine sonstige elektronische Rechnung (z. B. ein PDF per E-Mail) ist nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027 — ausstellen ab 800.000 € Umsatz. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 — ausstellen für alle. Spätestens jetzt müssen grundsätzlich alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Für die allermeisten Freelancer heißt das konkret: Empfangen ist seit 2025 Pflicht, die eigene Ausstellungspflicht greift wegen des Umsatzes erst 2028.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate sind gültig und erfüllen die EN 16931. Der praktische Unterschied:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei — für Menschen ohne Spezialsoftware nicht lesbar. Es ist das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
• ZUGFeRD (auf EU-Ebene als Factur-X bekannt) ist ein Hybridformat: eine ganz normale, lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Du und dein Kunde sehen ein vertrautes PDF, die Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus.

Für den B2B-Alltag eines Selbstständigen ist ZUGFeRD meist der pragmatischste Einstieg: Du verlierst nichts an Lesbarkeit, bist aber technisch schon konform. Wer regelmäßig für Behörden arbeitet, braucht zusätzlich XRechnung.

Die Ausnahmen: Kleinunternehmer und Kleinbeträge

Zwei Sonderregeln sind für Freelancer besonders wichtig:

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen aber auch sie ab 2025.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Dasselbe gilt für Fahrausweise.
• Leistungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Ausstellungspflicht — diese betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Wichtig: Die Befreiung gilt nur fürs Ausstellen. Auch ein Kleinunternehmer muss ab 2025 eine E-Rechnung seines Lieferanten entgegennehmen und aufbewahren können.

Warum das PDF per E-Mail nicht mehr reicht

Heute ist ein PDF mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG eine gültige Rechnung. Sobald deine eigene Ausstellungspflicht greift, gilt das im B2B-Bereich aber nicht mehr: Ein klassisches PDF ist dann eine „sonstige Rechnung“ und nur noch zulässig, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt — und auch das nur innerhalb der Übergangsfristen. Der Grund ist technisch: Die Daten eines PDFs sind nicht strukturiert und damit für die Finanzverwaltung nicht automatisch auswertbar.

Das ist die Logik hinter ZUGFeRD: Du behältst das lesbare PDF, das deine Kunden gewohnt sind, und lieferst die geforderten strukturierten Daten gleich mit — in derselben Datei.

Aufbewahrung: die GoBD nicht vergessen

E-Rechnungen musst du im Originalformat revisionssicher und unveränderbar aufbewahren — in der Regel acht Jahre (die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt). Eine ausgedruckte und wieder eingescannte E-Rechnung erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) nicht. Beim strukturierten Format ist das maschinenlesbare XML der maßgebliche Teil, der erhalten bleiben muss.

Was du als Freelancer jetzt tun solltest

1. Empfang sicherstellen. Sorge dafür, dass du eingehende E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) öffnen, lesen und GoBD-konform ablegen kannst. Das ist seit 2025 Pflicht.
2. Prüfen, ob und wann du ausstellen musst. Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 € — was bei den meisten Selbstständigen der Fall ist —, hast du bis 2028 Zeit. Kleinunternehmer sind beim Ausstellen sogar dauerhaft befreit.
3. Früh auf ein konformes Werkzeug umsteigen. Wer schon heute Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt, muss sich später nicht umstellen — und vermeidet die Zustimmungs-Frage beim Kunden ganz.

Zusammengefasst

Die E-Rechnung ist da, aber für Freelancer ist die Reihenfolge entscheidend: erst empfangen (seit 2025), dann ausstellen (2027/2028, je nach Umsatz). XRechnung ist das reine XML-Format für Behörden, ZUGFeRD der lesbare PDF-Hybrid für den B2B-Alltag. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bleiben beim Ausstellen außen vor. Wer das einmal sauber aufsetzt, ist für jede Stufe der Reform gerüstet. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG im Detail oder jetzt eine konforme Rechnung erstellen.

Häufige Fragen

Muss ich als Freelancer ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Ausstellen musst du strukturierte E-Rechnungen erst ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. spätestens ab 2028. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen aber bereits empfangen und archivieren können — dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnung befreit?

Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV) — sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer ab 2025 jede E-Rechnung.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein klassisches PDF gilt als „sonstige Rechnung“ und darf in der Übergangszeit nur noch verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei (Pflichtformat gegenüber Behörden, B2G). ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine lesbare PDF/A-3 mit eingebettetem XML — du und dein Kunde seht ein normales PDF, die Buchhaltung liest die Daten automatisch aus. Für B2B ist ZUGFeRD meist der praktischste Einstieg.

Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?

Nein. Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 € (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Auch Fahrausweise und Leistungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Ausstellungspflicht.