Rechnung schreiben als Freelancer in Deutschland: der komplette Leitfaden

Eine Rechnung ist in Deutschland kein formloses Schreiben, sondern ein steuerlich relevantes Dokument. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt deinem Kunden den Vorsteuerabzug streichen — und genau deshalb schiebt die Buchhaltung deines Kunden eine unvollständige Rechnung gern nach hinten, bis sie korrekt ist. Eine saubere Rechnung ist also nicht nur Pflicht, sondern der schnellste Weg zu deinem Geld.

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, was 2026 auf eine Rechnung gehört, wann du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist und worauf du bei der neuen E-Rechnungs-Pflicht achten musst. Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, was eine Rechnung enthalten muss. Diese Angaben sind keine Stilfrage — fehlt eine, ist die Rechnung formal fehlerhaft:

1. Vollständiger Name und Anschrift — von dir als leistendem Unternehmer und von deinem Kunden.
2. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Bei Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du die USt-IdNr.
3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum).
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird.
5. Menge und Art der Leistung — also was du konkret geliefert oder geleistet hast, nicht nur „Beratung“.
6. Der Leistungszeitpunkt (Leistungs- oder Lieferdatum), auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
7. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag), der Steuersatz und der Steuerbetrag in Euro.
8. Im Voraus vereinbarte Minderungen wie Rabatt oder Skonto, sofern nicht schon im Entgelt berücksichtigt.

Bist du von der Umsatzsteuer befreit, kommt statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf den Grund der Befreiung hinzu — dazu gleich mehr.

Kleinunternehmer? Dann ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine ab. Seit dem 1. Januar 2025 gelten höhere Grenzen: Du kannst die Regelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmer- eigenschaft sofort ab diesem Umsatz.

Der Vorteil: weniger Bürokratie, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, und für Privatkunden bist du um 19 % günstiger. Der Nachteil: Du darfst im Gegenzug keine Vorsteuer aus deinen eigenen Eingangsrechnungen ziehen.

Wichtig: Auf jede Rechnung gehört dann ein Hinweis, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Einen Umsatzsteuersatz oder -betrag weist du nicht aus.

19 % oder 7 %? Die richtigen Steuersätze

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, gilt für die allermeisten freiberuflichen Leistungen der Regelsteuersatz von 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % betrifft vor allem bestimmte Waren (etwa Bücher oder Lebensmittel) und wenige Leistungen — für klassische Dienstleistungen wie Design, Entwicklung oder Beratung rechnest du mit 19 %.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig

Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss einem nachvollziehbaren System folgen. Ein häufiger Irrtum: Die Nummern müssen nicht lückenlos sein. Du darfst Präfixe nach Jahr oder Kunde verwenden, etwa 2026-0042 oder RE-2026-014 — solange jede Nummer eindeutig ist und du keine Nummern doppelt vergibst.

Das Leistungsdatum nicht vergessen

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Das Leistungsdatum ist der Tag (oder Zeitraum), an dem du die Leistung erbracht hast. Beide sind Pflicht — auch wenn sie identisch sind. In dem Fall genügt der Satz „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.“ Fehlt die Angabe, ist die Rechnung formal unvollständig.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro (§ 33 UStDV)

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Hier brauchst du keine Anschrift des Kunden, keine Rechnungsnummer und keinen separat ausgewiesenen Steuerbetrag — es genügen dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Praktisch für kleine Beträge, aber im Zweifel schreibst du lieber eine vollständige Rechnung.

Rechnungen ins EU-Ausland: Reverse-Charge

Stellst du einem Unternehmen in einem anderen EU-Land eine Rechnung (B2B), greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Du weist keine deutsche Umsatzsteuer aus, die Steuerschuld geht auf deinen Kunden über. Auf die Rechnung gehört dann der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (bzw. „Reverse Charge“), und du gibst die USt-IdNr. von dir und deinem Kunden an. Diese Umsätze meldest du zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM).

Die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können — eine reine PDF reicht dafür nicht mehr, gemeint ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht, E-Rechnungen auch auszustellen, kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Wer früh auf ein Tool umsteigt, das EN-16931-konforme Rechnungen erzeugt, muss sich später nicht umstellen.

Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen musst du revisionssicher und unveränderbar aufbewahren — die Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) verlangen, dass digitale Rechnungen im Originalformat archiviert werden und jederzeit lesbar bleiben. Eine ausgedruckte und wieder eingescannte E-Rechnung erfüllt das nicht.

Zahlungsziel und Verzug

Gib immer ein konkretes Zahlungsziel an, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Zahlt dein Kunde nicht, gerät er spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug — bei Geschäftskunden auch ohne gesonderte Mahnung. Im B2B-Bereich kannst du dann Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Verzugspauschale von 40 € verlangen.

Zusammengefasst

Eine korrekte Rechnung in Deutschland braucht die acht Pflichtangaben nach § 14 UStG, das richtige Vorgehen bei der Umsatzsteuer (oder den Kleinunternehmer-Hinweis) und ab 2025 ein Auge auf das E-Rechnungs-Format. Wenn du das einmal sauber aufsetzt, läuft der Rest fast von allein. Erstelle hier deine erste Rechnung — die Pflichtangaben sind schon eingebaut.