Factureren als zzp'er in Nederland: de complete gids

Een factuur is in Nederland geen vrijblijvend briefje: het is een document met fiscale gevolgen, met eisen die de Belastingdienst vastlegt. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan je klant de factuur weigeren — of de Belastingdienst er bij een controle iets van zeggen. Een nette factuur is dus zowel een verplichting als de snelste weg naar je geld.

Deze gids loopt stap voor stap door wat er op de factuur van een zzp’er hoort in 2026, wanneer je btw rekent, en hoe de KOR werkt. Dit artikel is een algemene leidraad en vervangt geen advies van een boekhouder.

De verplichte factuurgegevens

Het zijn geen stijlkeuzes: ontbreekt er een, dan is de factuur formeel onjuist.

1. Jouw gegevens — naam, adres, KvK-nummer en btw-id.
2. De gegevens van de klant — naam en adres.
3. Een opeenvolgend factuurnummer en de factuurdatum.
4. De datum van de levering of dienst.
5. Een omschrijving van de goederen of diensten, met aantal.
6. Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal inclusief btw.

De btw-tarieven: 21% of 9%

Voor de meeste diensten geldt het algemene tarief van 21%. Het lage tarief van 9% geldt voor specifieke goederen en diensten — als dienstverlenende zzp’er reken je meestal 21%.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Blijf je onder € 20.000 omzet per jaar, dan kun je voor de KOR kiezen: je rekent geen btw en doet geen btw-aangifte meer. In ruil daarvoor mag je de btw op je inkopen niet aftrekken. Op je factuur zet je dan de vermelding « Factuur vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB », zonder btw-tarief of -bedrag. Je meldt je vooraf aan bij de Belastingdienst.

De factuurnummering

Elk nummer is uniek en opeenvolgend, zonder gaten in de reeks. Een prefix per jaar mag, bijvoorbeeld 2026-0042 — zolang je geen nummers overslaat of dubbel gebruikt.

Factureren aan een buitenlandse klant

Factureer je aan een bedrijf in een ander EU-land (B2B), dan geldt meestal btw verlegd: je factureert zonder btw en de klant geeft de btw in zijn eigen land aan. Op de factuur staan beide btw-id’s en de vermelding « btw verlegd ». Je geeft de omzet op in rubriek 3b van je btw-aangifte én in een aparte ICP-opgave. Controleer het btw-id van de klant altijd via VIES.

De bewaarplicht

Je bent verplicht je administratie, inclusief facturen, 7 jaar te bewaren (voor onroerend goed geldt 10 jaar). Digitale facturen bewaar je in hun oorspronkelijke vorm, leesbaar en onveranderd.

Samengevat

Een correcte zzp-factuur bevat de verplichte gegevens, het juiste btw-tarief (of de KOR-vermelding), een opeenvolgende nummering en — bij EU-klanten — de btw-verlegging. Met die basis op orde gaat de rest bijna vanzelf. Maak hier je eerste factuur — de factuureisen zitten er al in.