Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Der vollständige Leitfaden für Freelancer 2026

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt dir, ohne Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen zu arbeiten – vorausgesetzt, dein Umsatz bleibt unter bestimmten Grenzen. Das macht deine Buchhaltung deutlich einfacher, weil du keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführst und (in der Regel) keine Voranmeldungen abgeben musst. Der Preis dafür: Du darfst dir auch keine Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen zurückholen. Dieser Leitfaden erklärt dir Schritt für Schritt, ob sich die Regelung für dich lohnt, wie du sie beantragst und worauf du bei deinen Rechnungen achten musst – in klarer Sprache, ohne Steuerberater-Kauderwelsch.

Wenn du zuerst verstehen willst, was Umsatzsteuer überhaupt ist und wie sie für Selbstständige funktioniert, lies unseren Grundlagen-Artikel zur Umsatzsteuer für EU-Freelancer. Dieser Beitrag hier baut darauf auf.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Kurz gesagt: Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuer-Befreiung für Selbstständige mit kleinem Umsatz. Seit dem 1. Januar 2025 sind deine Umsätze als Kleinunternehmer ausdrücklich steuerfrei – das war früher anders formuliert, ist für dich im Alltag aber gleichbedeutend: Du schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer.

Das hat zwei Seiten. Auf der einen Seite sparst du dir den ganzen Umsatzsteuer-Apparat: keine 19 % aufschlagen, keine monatlichen Voranmeldungen, weniger Bürokratie. Auf der anderen Seite kannst du dir die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst (Laptop, Software, Büromaterial), nicht als Vorsteuer zurückholen. Für die meisten Freelancer mit geringen Sachkosten ist das ein guter Deal – für jemanden, der teure Ausrüstung anschaffen muss, oft nicht.

Die Umsatzgrenzen 2026: 25.000 und 100.000 Euro

Du darfst die Regelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt – beide Beträge jeweils netto. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Diese Zahlen gelten seit dem 1. Januar 2025; davor waren es 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (laufendes Jahr). Wichtig zu verstehen:

• Die 25.000 Euro beziehen sich auf dein abgeschlossenes Vorjahr. Hast du letztes Jahr mehr umgesetzt, bist du dieses Jahr automatisch umsatzsteuerpflichtig – daran kannst du nichts mehr ändern.
• Die 100.000 Euro sind eine harte Obergrenze für das laufende Jahr. Sobald dein Jahresumsatz diese Marke überschreitet, endet deine Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort – und zwar nicht erst nächstes Jahr, sondern ab dem Geschäft, das die Grenze reißt.

Das ist der gefährlichste Stolperstein der Reform: Die Rechnung, mit der du die 100.000 Euro überschreitest, muss bereits Umsatzsteuer ausweisen. Es gibt keinen Puffer und keine „Prognose“ mehr wie früher. Wenn du dich der Grenze näherst, musst du also vorher umstellen – sonst schuldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer aus eigener Tasche.

Eine ausführliche Übersicht aller Umsatzschwellen – auch im Vergleich zu anderen EU-Ländern – findest du in unserem Überblick zu den Umsatzsteuer-Schwellen in der EU.

Sonderfall: Was gilt im Gründungsjahr?

Gründest du mitten im Jahr, gibt es kein Vorjahr – deshalb zählt im ersten Jahr nur die Grenze von 25.000 Euro, und zwar als absoluter Betrag. Seit 2025 wird dein Umsatz nicht mehr auf ein volles Jahr hochgerechnet (die frühere „Umrechnung in einen Jahresbetrag“ ist weggefallen). Es zählt also schlicht, was du tatsächlich von der Gründung bis zum Jahresende einnimmst. Überschreitest du in diesem ersten Jahr die 25.000 Euro, fällt die Befreiung ab dem grenzüberschreitenden Umsatz weg.

Wie melde ich mich als Kleinunternehmer an?

Du erklärst dem Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassungüber das Online-Portal ELSTER, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Diesen Fragebogen musst du ohnehin innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit elektronisch übermitteln – eine Pflicht für alle Gründerinnen und Gründer.

So gehst du vor:

1. ELSTER-Konto anlegen. Falls du noch keins hast: Registrierung auf elster.de, die Freischaltung per Post dauert ein paar Tage – plane das ein.
2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Hier trägst du deine Tätigkeit, deine erwarteten Umsätze und Gewinne ein.
3. Kleinunternehmer ankreuzen. An der entsprechenden Stelle gibst du an, dass du die Regelung nach § 19 Abs. 1 UStG nutzen möchtest.
4. Absenden und auf die Steuernummer warten. Das Finanzamt vergibt dir daraufhin deine Steuernummer – ohne sie kannst du keine ordentlichen Rechnungen schreiben.

Du musst die Regelung nicht jedes Jahr neu beantragen. Solange du unter den Grenzen bleibst, gilt sie weiter.

Wie schreibe ich eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Genauso wie jede andere Rechnung – nur ohne Umsatzsteuer und mit einem zusätzlichen Hinweis auf § 19 UStG. Du weist also keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag aus, sondern nur den Gesamtbetrag.

Alle übrigen Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten trotzdem:

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden
• Deine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden)
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung oder Lieferung
• Der Rechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuerausweis)
• Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Für den § 19-Hinweis gibt es keine einzige vorgeschriebene Formulierung – sie muss nur klarstellen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Gängige und akzeptierte Varianten sind:

• Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
• Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.

Wichtig: Weise als Kleinunternehmer niemals versehentlich Umsatzsteuer aus. Tust du es doch, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt – auch wenn du gar nicht berechtigt warst, ihn zu erheben.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?

Verschicken: nein. Empfangen: ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedesUnternehmen im B2B-Bereich – auch jeder Kleinunternehmer – in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Praktisch heißt das: Du brauchst eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das eine E-Rechnung (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) anzeigen kann.

Beim Ausstellen hast du es als Kleinunternehmer besonders bequem: Du bist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und darfst dauerhaft auch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken – selbst über die allgemeinen Übergangsfristen (bis Ende 2026 für alle, dann gestaffelt bis 2028) hinaus. Trotzdem kann es sich lohnen, freiwillig auf E-Rechnungen umzustellen, wenn deine Geschäftskunden das bevorzugen.

Wechsel: freiwillig verzichten oder zurück zur Regelung

Du kannst freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen normal Umsatzsteuer ausweisen – das nennt sich Option zur Regelbesteuerung. Das kann sinnvoll sein, wenn du hohe Anschaffungen planst und dir die Vorsteuer zurückholen willst, oder wenn deine Kunden ohnehin fast alle vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.

Was du dabei wissen musst:

• Bindung für mindestens fünf Kalenderjahre. Verzichtest du, bist du an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden und kannst erst danach zum Anfang eines Kalenderjahres widerrufen.
• Frist. Du kannst den Verzicht bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf das jeweilige Jahr folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt erklären. Beispiel: Für das Jahr 2026 hast du bis Ende Februar 2028 Zeit. Diese Erklärung ist unwiderruflich.

Überschreitest du dagegen unfreiwillig eine der Umsatzgrenzen, wirst du automatisch regelbesteuert – ganz ohne Antrag. Beim 100.000-Euro-Limit passiert das sofort mit dem grenzüberschreitenden Umsatz, bei der 25.000-Euro-Vorjahresgrenze ab dem folgenden Kalenderjahr.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Nehmen wir Lena, eine Grafikdesignerin, die im April 2026 startet. Sie hat kein Vorjahr, also zählt für sie 2026 nur die 25.000-Euro-Grenze.

• 2026: Lena setzt bis Jahresende 18.000 Euro um. Sie bleibt unter 25.000 Euro – alles gut, sie schreibt das ganze Jahr Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
• 2027: Jetzt gibt es ein Vorjahr (18.000 Euro < 25.000) – Bedingung erfüllt. Sie bleibt Kleinunternehmerin, solange sie 2027 unter 100.000 Euro bleibt. Sie macht 30.000 Euro: kein Problem, weil die laufendeGrenze 100.000 Euro ist.
• 2028: Achtung – ihr Vorjahresumsatz 2027 (30.000 Euro) lagüber 25.000 Euro. Damit ist sie 2028 automatisch umsatzsteuerpflichtig und muss von der ersten Rechnung an Umsatzsteuer ausweisen.

Die Lehre: Es ist nicht der Riesenumsatz, der dich aus der Regelung wirft, sondern schon das Überschreiten der vergleichsweise niedrigen 25.000-Euro-Vorjahresgrenze. Behalte deinen Umsatz also laufend im Blick – nicht erst beim Jahresabschluss.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie hoch sind die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer 2026?

Du darfst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (jeweils netto). Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Die 100.000 Euro sind eine harte Obergrenze: Die Rechnung, mit der du sie überschreitest, muss bereits Umsatzsteuer ausweisen.

Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Du brauchst einen klaren Hinweis auf § 19 UStG, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Eine bestimmte Wortwahl ist nicht vorgeschrieben – der Hinweis muss nur erklären, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Alle übrigen Pflichtangaben nach § 14 UStG (Name, Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer usw.) gelten weiterhin.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Empfangen musst du E-Rechnungen aber: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes B2B-Unternehmen – auch jeder Kleinunternehmer – strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können.

Wie melde ich mich als Kleinunternehmer beim Finanzamt an?

Über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, den du elektronisch über das ELSTER-Portal übermittelst – innerhalb eines Monats nach Aufnahme deiner Tätigkeit. Dort kreuzt du an, dass du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG nutzen möchtest. Anschließend vergibt dir das Finanzamt deine Steuernummer.

Das solltest du als Nächstes lesen

• Was ist Umsatzsteuer? Grundlagen für EU-Freelancer – das Fundament, falls dir die Begriffe Vorsteuer und Regelbesteuerung noch nicht ganz klar sind.
• Umsatzsteuer-Schwellen in der EU im Überblick – alle Umsatzgrenzen auf einen Blick, auch für grenzüberschreitendes Arbeiten.